Privacy policy

This page informs you of our policies regarding the collection, use, and disclosure of personal data when you use our services and the choices you have associated with that data. By using our services, you agree to the collection and use of information in accordance with this policy. 

20/05/2021

Privacy policy in English
Datenschutzbestimmung in deutscher Sprache

Privacy policy in English

This privacy statement clarifies the nature, scope, and purpose of the processing of personal data (hereinafter “data”) within our online offer and the associated websites, functions and contents as well as external online presences, such as our Social Media Profiles (hereinafter collectively referred to as “online offer”). Regarding the terminology used, such as “processing” or “responsible person”, we refer to the definitions in article 4 of the General Data Protection Regulation (GDPR).

Responsible

GeneXplain GmbH

Am Exer 10b

38302 Wolfenbüttel

Germany

Email Address: [email protected]

Managing Director: Dr. Alexander Kel

Imprint: https://genexplain.com/impressum/

Types of data processed:

• Inventory data (e.g., names, addresses).
• Contact information (e.g., e-mail, telephone numbers).
• Content data (e.g., text input, photographs, videos).
• Usage data (e.g., visited websites, interest in content, access times).
• Meta/Usage/Communication data (e.g., device information, IP addresses, browser type and version, online offer pages that you visit, the time and date of your visit, the time spent on those pages, unique device identifiers and other diagnostic data).

Categories of persons affected

Visitors and users of the online offer (hereinafter we refer to the persons concerned as “users”).

Purpose of processing

• Provision of the online offer, its functions, and contents.
• Answering contact inquiries and communicating with users.
• Safety measures.
• Range Measurement/Marketing

Terminology used

“Personal data” shall be any information relating to an identified or identifiable natural person (hereinafter referred to as “the person concerned”); an identifiable person is considered to be an individual who, directly or indirectly, can be identified in particular by assigning him/her to an identifier such as a name, identification number, to Location data, to an online identifier (e.g. cookie) or to one or more special features, expressing the physical, physiological, genetic, psychological, economic, cultural or social identity of these natural person.

“Processing” means any operation performed with or without the help of automated procedures or any such series of operations in connection with personal data. The term is broadly defined and includes virtually any handling of data.

“Pseudo-anonymization” means the processing of personal data in such a way that the personal data can no longer be assigned to a specific person without additional information, provided that the additional information is kept separately and technical and organizational measures ensure that the personal data is not assigned to an identified or identifiable natural person.

„Profiling” means any form of automated processing of personal data which consists in the use of these personal data for evaluating certain personal aspects relating to a natural person, especially to analyze or predict aspects relating to work performance, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, behavior, whereabouts or location of this natural person.

The “person responsible” means the natural or legal entity, authority, institution, or other body which, alone or jointly with others, decides on the purposes and means of processing personal data.

“Processor” means a natural or legal person, authority, institution, or other body that processes personal data on behalf of the responsible party.

Relevant legal bases

In accordance with article 13 of the GDPR, we will inform you of the legal basis of our data processing. If the legal basis is not mentioned in the data protection declaration, the following applies: the legal basis for obtaining consent is Article 6 (1) lit. A and article 7 GDPR, the legal basis for processing in order to fulfil our services and to carry out contractual measures and to respond to inquiries is Article 6 (1) lit. b GDPR, the legal basis for processing in order to comply with our legal obligations is article 6 (1) lit. c GDPR, and the legal basis for processing in order to safeguard our legitimate interests is Article 6 (1) lit. F GDPR. In case that vital interests of the person concerned or of any other natural person require the processing of personal data, article 6 (1) lit. D GDPR serves as a legal basis.

Security

We shall, in accordance with article 32 GDPR, considering the state of the art, the implementation costs and the nature, scope, circumstances and purposes of processing, as well as the varying likelihood of occurrence and severity of the risk for the rights and liberties of natural persons, take appropriate technical and organizational measures to ensure a level of protection appropriate to the risk.

Measures include, in particular, the protection of confidentiality, integrity and availability of data by controlling physical access to the data, as well as the access, input, disclosure, availability and separation. Furthermore, we have established procedures to ensure the exercise of the rights of the concerned persons, the deletion of data and the reaction to the data being compromised. We also consider the protection of personal data in the development and selection of hardware, software and procedures, in accordance with the principle of data protection through technical design and data protection-friendly preferences (art. 25 GDPR).

The security of your data is important to us, but remember that no method of transmission over the Internet, or method of electronic storage is 100% secure. While we strive to use commercially acceptable means to protect your Personal Data, we cannot guarantee its absolute security.

Cooperation with processors and third parties

If we disclose data to other persons and companies (processors or third parties) as part of our processing, transmit them or otherwise grant access to the data, this is only done on the basis of a legal permission (e.g., if a transfer of the data to third parties, as to payment service providers, according to article 6 par. 1 Lit. b GDPR is required for the performance of the contract), if you have consented to a legal obligation to do so or on the basis of our legitimate interests (e.g. in the use of agents, web hosts, etc.).

If we entrust third parties with the processing of data based on a so-called “contract processing contract”, this is done on the basis of article 28 GDPR.

GeneXplain GmbH may disclose your Personal Data in the good faith belief that such action is necessary to:

To comply with a legal obligation

To protect and defend the rights or property of geneXplain GmbH

To prevent or investigate possible wrongdoing in connection with the Service

To protect the personal safety of users of the Service or the public

To protect against legal liability

Transfers to third countries

If we process data in a third country (i.e. outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA)) or if this happens in the context of the use of third party services or disclosure, or transmission of data to third parties, this only occurs when it is done to fulfil our (pre-)contractual obligations, on the basis of your consent, due to a legal obligation or on the basis of our legitimate interests. Subject to legal or contractual permits, we process or leave the data in a third country only in the presence of the special conditions of art. 44 ff. GDPR process. i.e. processing takes place, for example, based on special guarantees, such as the officially recognized determination of a data protection level corresponding to the EU (e.g. for the USA by the “Privacy Shield”) or observance of officially recognized special contractual obligations (so-called “standard contractual clauses”).

Your information, including personal data, may be transferred to — and maintained on — computers located outside of your state, province, country or other governmental jurisdiction where the data protection laws may differ than those from your jurisdiction. If you are located outside Germany and choose to provide information to us, please note that we transfer the data, including personal data, to Germany and process it there. Your consent to this Privacy Policy followed by your submission of such information represents your agreement to that transfer. GeneXplain GmbH will take all steps reasonably necessary to ensure that your data is treated securely and in accordance with this Privacy Policy and no transfer of your personal data will take place to an organization or a country unless there are adequate controls in place including the security of your data and other personal information.

Rights of the persons concerned

You have the right to request confirmation as to whether relevant data will be processed and the right to information on this data as well as to further details and to a copy of the data in accordance with article 15 GDPR.

You have according to Art. 16 GDPR the right to request the completion of data or the correction of incorrect data concerning you.

You have, in accordance with article 17 GDPR, the right that data shall be deleted immediately or, alternatively, in accordance with article 18 GDPR, the right to require a restriction on the processing of the data.

You have the right to demand to receive the data relating to you which you have provided to us in accordance with article 20 of the GDPR and demand their transmission to other persons responsible.

You shall also have the right, pursuant to article 77 GDPR, to submit a complaint to the competent supervisory authority.

Withdrawal

You have the right to revoke your consent pursuant to article 7 (3) of the GDPR with effect for the future.

Right to Object

You may at any time object to the future processing of the data relating to you in accordance with article 21 GDPR. The objection may in particular be directed against processing for direct marketing purposes.

Cookies and right of objection in direct advertising

Cookies are files with small amount of data which may include an anonymous unique identifier. Cookies are sent to your browser from a website and stored on your device. Within the cookies, different data can be stored. The primary purpose of a cookie is to store information about a user (or the device on which the cookie is stored) during or after his/her visit within an online offer. Temporary cookies, also called “session-cookies” or “transient cookies”, are deleted after a user leaves an online offer and closes his/her browser. In such a cookie e.g., the contents of a shopping cart in an online shop or a login status can be stored. “Permanent” or “persistent” are cookies that remain stored even after the browser is closed. For example, the login status can be saved if the users visit the online offer after several days. Similarly, in such a cookie, the interests of users can be stored, which can be used for range measurement or marketing purposes. “Third-party-cookie” means cookies that are offered by other providers than the person in charge of the online offer (otherwise, if it is only their cookies, they are called “first-party cookies”).

We may use temporary and permanent cookies and clarify this in the context of our privacy policy.

If users do not want cookies to be stored on their computers, they will be asked to deactivate the corresponding option in their browser’s system preferences. Users can instruct their browser to refuse all cookies or to indicate when a cookie is being sent. However, if the user is not accepting cookies, portions of our online offer may become unavailable to the user. Stored cookies can be deleted in the system settings of the browser. The exclusion of cookies can lead to functional limitations of the online offer.

A general objection against the use of the information for the purposes of online marketing cookies for a variety of services, especially in the case of tracking, can be declared via the US-American site http://www.aboutads.info/choices/ or the EU site http://www.youronlinechoices.com/. Furthermore, the storage of cookies can be avoided by means of their shutdown in the settings of the browser, but then please note that you may not be able to use all the functions of this online offer. 

Examples of cookies that we use:

Session Cookies. We use Session Cookies to operate our online offer.

Preference Cookies. We use Preference Cookies to remember your preferences and various settings.

Security Cookies. We use Security Cookies for security purposes.

Use of Data

geneXplain GmbH uses the collected data for various purposes:

To provide and maintain the online offer and its services

To notify you about changes to our online offer

To allow you to participate in interactive features of our online offer when you choose to do so

To provide customer care and support

To provide analysis or valuable information so that we can improve the online offer

To monitor the usage of the online offer

To detect, prevent and address technical issues

Deletion of data

The data processed by us will be deleted or restricted in its processing in accordance with articles 17 and 18 GDPR. Unless expressly stated in the scope of this data protection declaration, the data stored with us will be deleted as soon as they are no longer necessary for their intended purpose and the deletion does not conflict with statutory retention obligations. If the data is not deleted because it is necessary for other and legally permissible purposes, its processing will be restricted. i.e. the data is locked and not processed for other purposes. This applies, for example, to data that must be kept for commercial or tax reasons.

According to legal requirements in Germany, the storage shall be carried out in particular for 10 years pursuant to § § 147 abs. 1 AO, 257 para 1 No. 1 and 4, para. 4 HGB (books, records, management reports, accounting documents, trading books, taxation of relevant documents, etc.) and 6 years pursuant to § 257 para 1 No. 2 and 3, para 4 HGB (commercial letters).

According to legal requirements in Austria, the storage is in particular for 7 J according to § 132 para 1 bao (accounting documents, documents/invoices, accounts, documents, business documents, statement of revenue and expenses, etc.), for 22 years in connection with Land and for 10 years for documents relating to electronically supplied services, telecommunications, radio and television services provided to non-entrepreneurs in EU member States and for which the mini-One-Stop-Shop (MOSS) is used.

Business-related processing

In addition, we process

• contract data (e.g., object of contract, term, customer category).
• payment data (e.g., bank details, payment history)

from our customers, prospects, and business partners for the purpose of providing contractual services, service and customer care, marketing, advertising and market research.

Contractual services

We process the data of our contractual partners and interested parties as well as other purchasers, customers, principals, clients or contractors (uniformly referred to as “contract partners”) according to article 6 (1) Lit. B. GDPR to provide them with our contractual or pre-contractual services. The data processed, the nature, the scope and the purpose and the necessity of its processing, are determined by the underlying contractual relationship.

The processed data include the core data of our contractual partners (e.g., names and addresses), contact data (e.g. e-mail addresses and telephone numbers) as well as contract data (e.g., services used, contract contents, contractual communication, names of contact persons) and payment data (e.g., bank details, payment history).

In principle, we do not process special categories of personal data unless these are components of a contracted or contractual processing.

We process data necessary for the establishment and fulfilment of the contractual services and point to the necessity of the processing, if this is not evident to the contracting parties. Disclosure to external persons or companies is only necessary if it is required under a contract. When processing the data transferred to us within the framework of an order, we act in accordance with the instructions of the client and the legal requirements.

As part of the use of our online services, we may store the IP address and the time of the respective user action. The storage takes place based on our legitimate interests, as well as the interests of the users in protecting against abuse and other unauthorized use. These data are in principle not passed on to third parties, unless it is required for the pursuit of our claims pursuant to Article 6 (1) lit. F. GDPR or there is a legal obligation pursuant to Article 6 (1) lit. C. GDPR.

The data will be deleted if they are no longer necessary to fulfil contractual or legal obligations of care, as well as for the handling of any warranty and similar obligations; the necessity of keeping the data is reviewed every three years; otherwise the statutory retention obligations apply.

Links to Other Sites

Our online offer may contain links to other sites that are not operated by us. If you click on a third party link, you will be directed to that third party’s site. We strongly advise you to review the Privacy Policy of every site you visit.

We have no control over and assume no responsibility for the content, privacy policies or practices of any third party sites or services.

Children’s Privacy

Our online offer does not address anyone under the age of 18 (“Children”).

We do not knowingly collect personally identifiable information from anyone under the age of 18. If you are a parent or guardian and you are aware that your Children have provided us with Personal Data, please contact us. If we become aware that we have collected Personal Data from children without verification of parental consent, we take steps to remove that information from our servers.

Administration, financial accounting, office organization, contact management

We process data in the context of administrative tasks as well as organization of our operations, financial accounting, and compliance with legal obligations, such as archiving. We process the same data that we process in the context of providing our contractual services. The processing is based on article 6 (1) lit. C. GDPR, article 6 (1) lit. F. GDPR. Processing affects customers, prospects, business partners, and site visitors. The purpose of and our interest in the processing lies in the administration, financial accounting, office organization, archiving of data, i.e. tasks related to the maintenance of our business activities, the performance of our tasks and the provision of our services. The deletion of data regarding contractual services and the contractual communication corresponds to the information mentioned in these processing activities.

We disclose or transmit data to the financial administration, consultants, such as tax advisors or auditors, as well as other fee offices and payment service providers.

We also store information on suppliers, organizers, and other business partners on the basis of our business interests, e.g. for the purpose of later contact. We store these mainly business-related data in principle permanently.

Registration function

Users can create user accounts. As part of the registration process, the required mandatory information is communicated to users and processed based on article 6 (1) Lit. b GDPR for providing the user account. The processed data include in particular the login information (name, password as well as an e-mail address). The data entered as part of the registration will be used for using the user account.

Users can be informed by e-mail about information relevant to their user account, such as technical changes. If users have terminated their user account, their data will be deleted with respect to the user account, subject to a statutory retention obligation. It is the responsibility of the users to secure their data in the event of termination before the end of the contract. We are entitled to permanently delete all data stored by the user during the duration of the contract.

When using our registration functions as well as during the usage of the user account, the IP address and the time of the respective user action will be saved. The storage takes place on the basis of our legitimate interests, as well as the user’s protection against abuse and other unauthorized use. These data are not passed on to third parties in principle, unless it is necessary for the pursuit of our claims or there is a legal obligation pursuant to Article 6 (1) Lit. C GDPR. The IP addresses will be anonymized or deleted after 7 days at the latest.

Contact

When contacting us (e.g. via contact form, e-mail, telephone or via social media), the information provided by the user for the processing of the contact request is processed according to article 6 para. 1 lit. b) GDPR. User information can be stored in a customer relationship management system (“CRM system”) or similar system.

We will delete the requests if they are no longer required. We review the requirement every two years; the statutory archiving obligations also apply.

Hosting and email delivery

The hosting services we use are designed to provide the following services: infrastructure and platform services, computing capacity, storage space and database services, e-mail delivery, security services, and technical maintenance services that we use for operating this online offer.

We, or our hosting provider, process inventory data, contact data, content data, contract data, usage data, meta and communication data of customers, interested parties and visitors of this online offer based on our legitimate interests in an efficient and secure provision of this online offer in accordance with article 6 (1) lit. F GDPR I. V. m. Article 28 GDPR (conclusion order processing contract).

Collection of access data and logfiles

We, or our hosting provider, on the basis of our legitimate interests according to article 6 (1) of the Lit. F. GDPR, collects data about each access to the server on which this service resides (so-called server log files). The access data include the name of the retrieved web page, file, date, and time of retrieval, transferred data quantity, message about successful retrieval, browser type and version, the operating system of the user, referrer URL (the previously visited page), IP address, and the requesting provider.

LogFile information is used for security reasons (e.g. for the clarification of abuse or fraud), will be stored for a maximum of 7 days and then deleted. Data for which further storage is required for evidence is excluded from the deletion until the final clarification of the respective incident.

Online presence in social media

We maintain online presences within social networks and platforms in order to communicate with the active customers, interested parties and users and to inform them about our services there. When calling up the respective networks and platforms, the terms and conditions as well as the data processing guidelines of their respective operators apply.

Unless otherwise stated in the context of our data protection declaration, we process the data of the users if they communicate with us within the social networks and platforms, e.g. write articles on our online presences or send us messages.

In particular regarding our Facebook page, the following terms apply:

• rights of persons concerned can be claimed against Facebook Ireland as well as geneXplain,
• the primary responsibility for handling Insights data according to GDPR rests with Facebook, and Facebook fulfils all duties of GDPR regarding the handling of Insights data,
• Facebook Ireland will make the essentials of the Page Insights Controller Addendum available to the persons concerned,
• geneXplain as operator does not make any decision with regard to handling Insights data and all other information arising from Art. 13 GDPR, among them legal basis, identity of the responsible person, and duration of storage of cookies on end user devices.

Integration of third party services and content

We use within our online offer based on our legitimate interests (i.e. interest in the analysis, optimization and economic operation of our online offer according to article 6 (1) lit. F. GDPR) third-party content or service offerings to incorporate their content and services, such as videos or fonts (hereinafter referred to as “content”).

This always requires that the third party providers of this content, recognize the IP address of the users, since they could not send the contents to their browser without the IP address. The IP address is therefore required to display this content. We endeavor to use such content, whose provider uses the IP address only to deliver the content. Third parties can also use so-called pixel tags (invisible graphics, also known as Web Beacons) for statistical or marketing purposes. These “pixel tags” can be used to evaluate the visitor traffic on the pages of this website. The pseudonymous information may also be stored in cookies on the user’s device, including technical information on the browser and operating system, referring web pages, visiting time and other information on the use of our online offer, and also be linked to such information from other sources.

Youtube

We integrate videos from the platform “YouTube” of the provider Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Privacy policy: https://www.google.com/policies/privacy/, OptOut: https://adssettings.google.com/authenticated.

Online meetings, conference calls and webinars via “Zoom”

We would like to inform you below about the processing of personal data in connection with the use of “Zoom”.   

Purpose of processing

We use the Zoom tool to conduct conference calls, online meetings, video conferencing, and/or webinars (hereinafter referred to as “Online Meetings”). “Zoom” is a service of Zoom Video Communications, Inc., which is based in the USA.

Responsible

The person responsible for data processing, which is directly related to the conduct of “online meetings”, is geneXplain GmbH.

Note: If you visit the website of “Zoom”, the provider of “Zoom” is responsible for the data processing. However, a call to the website is only necessary for the use of “Zoom” in order to download the software for the use of “Zoom”.

You can also use “Zoom” if you enter the respective meeting ID and, if necessary, additional access data to the meeting directly in the “Zoom” app.

If you do not want or cannot use the “Zoom” app, then the basic functions can also be used via a browser version, which you can also find on the website of “Zoom”.

What data is being processed?

When using “Zoom” different types of data are processed. The amount of data also depends on what information you provide about data before or when you participate in an “online meeting”.

The following personal data are the subject of processing:

User details: first name, last name, phone (optional), email address, password (if “single sign-on” is not used), profile picture (optional),

Department (optional)

Meeting metadata: topic, description (optional), participant IP addresses, device/hardware information

When dialing in with the phone: Information about the incoming and outgoing phone numbers, country name, start and end time. If necessary, additional connection data such as .B ip address of the device can be stored.

Text, audio and video data: You may have the option to use the chat, question or survey functions in an “online meeting”. In this respect, the text entries you make will be processed in order to display them in the “Online Meeting” and, if necessary, to log them. To enable video to be displayed and audio played, the data from your device’s microphone and any video camera from the device will be processed accordingly during the duration of the meeting. You can turn off or mute the camera or microphone yourself at any time using the “Zoom” applications.

In order to participate in an “online meeting” or to enter the “meeting room”, you must at least provide information about your name.

Scope of processing

We use “Zoom” to conduct “online meetings”. If we want to record “online meetings”, we will inform you transparently in advance and, if necessary, ask for your consent. The fact of recording is also displayed in the “Zoom” app.

If it is necessary for the purposes of logging the results of an online meeting, we will log the chat content. However, this will not usually be the case.

In the case of webinars, we may also process the questions asked by webinar participants for the purpose of recording and following up webinars.

If you are registered as a user at “Zoom”, then reports on “online meetings” (meeting metadata, data on the phone dial-in, Questions and answers in webinars, survey function in webinars) can be stored at Zoom for up to a month.

Automated decision-making in the form of Art. 22 GDPR is not used.

Legal bases for data processing

Insofar as personal data of employees of geneXplain GmbH  are processed, Section 26 of the German Data Code (BDSG) is the legal basis for data processing. If, in connection with the use of “Zoom”, personal data is not necessary for the establishment, execution or termination of the employment relationship, but is nevertheless an elementary component in the use of “Zoom”, Article 6 (1) lit. f) GDPR is the legal basis for data processing. In these cases, we are interested in the effective conduct of “online meetings”.

Furthermore, the legal basis for data processing in the conduct of “online meetings” is Art. 6 sec. 1 lit.b) GDPR, insofar as the meetings are carried out in the context of contractual relations.

If there is no contractual relationship, the legal basis is Art. 6 sec. 1 lit. f) GDPR. Here, too, we are interested in the effective conduct of “online meetings”.

Recipients / Disclosure of Data

Personal data that is processed in connection with participation in “online meetings” will not be passed on to third parties in principle, unless they are intended for disclosure. Please note that content from “online meetings” as well as at personal meeting meetings is often used precisely to communicate information with customers, interested parties or third parties and is therefore intended for distribution.

Other recipients: The provider of “Zoom” necessarily becomes aware of the above-ced data, as far as this is provided for in our order processing contract with “Zoom”.

Data processing outside the European Union

Zoom is a service provided by a Provider from the United States. The processing of personal data thus also takes place in a third country. We have concluded a contract with the provider of “Zoom” which meets the requirements of Article 28 GDPR.

An adequate level of data protection is guaranteed, on the one hand, by the conclusion of the so-called EU standard contractual clauses. As a complementary safeguard, we have also implemented our zoom configuration in such a way that only data centers in the EU, the EEA or secure third countries such as .B Canada or Japan are used for the conduct of “online meetings”.

Your rights as a person concerned

You have the right to information about the personal data concerning you. You can contact us at any time for information.

In the case of a request for information that is not made in writing, we ask for your understanding that we may require proof from you that you are the person you are posing for.

Furthermore, you have the right to rectification or deletion or to restriction of processing, insofar as you are legally entitled to do so.

Finally, you have a right of objection to the processing within the scope of the legal requirements.

A right to data portability also exists within the framework of data protection regulations. 

Deletion of data

We generally delete personal data if there is no requirement for further storage. A requirement may exist in particular if the data is still needed in order to fulfil contractual services, to check and grant or rebut warranty claims and, if necessary, guarantee claims. In the case of statutory retention obligations, deletion is only possible after the expiry of the respective retention obligation. 

Right to complain to a supervisory authority

You have the right to complain to a data protection supervisory authority about our processing of personal data.

Modification of this privacy policy for online meetings, conference calls and webinars via “Zoom” of geneXplain GmbH

We revise this Privacy Notice in the event of changes in data processing or other occasions that require it. The current version can always be found on this website.

Changes To This Privacy Policy

We may update our Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes by posting the new Privacy Policy on this page.

We will let you know via email and/or a prominent notice on our Service about the change becoming effective and update the “effective date” at the top of this Privacy Policy.

You are advised to review this Privacy Policy periodically for any changes. Changes to this Privacy Policy are effective when they are posted on this page.

Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy, please contact us by email: [email protected]

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Datenschutzerklärung in deutscher Sprache

Diese Seite informiert Sie über unsere Richtlinien bezüglich der Erhebung, Verwendung und Offenlegung personenbezogener Daten, wenn Sie unsere Dienste nutzen, und über die Möglichkeiten, die Sie mit diesen Daten in Verbindung gebracht haben. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich mit der Erhebung und Nutzung von Informationen in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie einverstanden.

20/05/2021

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher

geneXplain GmbH
Am Exer 10b
38302 Wolfenbüttel
Germany

E-Mailadresse: [email protected]

Geschäftsführer: Dr. Alexander Kel

Impressum: https://genexplain.com/impressum/

Arten der verarbeiteten Daten:

– Bestandsdaten (z.B., Namen, Adressen).
– Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern).
– Inhaltsdaten (z.B., Texteingaben, Fotografien, Videos).
– Nutzungsdaten (z.B., besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
– Meta-/Usage/Communication-Daten (z. B. Geräteinformationen, IP-Adressen,  Browsertyp und -version, von Ihnen besuchte Online-Angebotsseiten, Uhrzeit und Datum Ihres Besuchs, die auf diesen Seiten verbrachte Zeit, eindeutige Gerätekennungen und andere Diagnosedaten).

Kategorien betroffener Personen

Besucher und Nutzer des Onlineangebotes (Nachfolgend bezeichnen wir die betroffenen Personen zusammenfassend auch als „Nutzer“).

Zweck der Verarbeitung

– Zurverfügungstellung des Onlineangebotes, seiner Funktionen und Inhalte.
– Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern.
– Sicherheitsmaßnahmen.
– Reichweitenmessung/Marketing

Verwendete Begrifflichkeiten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z.B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten.

„Pseudonymisierung“ die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

„Profiling“ jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.

„Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO).

Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns wichtig, aber denken Sie daran, dass keine Methode der Übertragung über das Internet oder Methode der elektronischen Speicherung 100% sicher ist. Obwohl wir uns bemühen, ihre personenbezogenen Daten mit wirtschaftlich akzeptablen Mitteln zu schützen, können wir deren absolute Sicherheit nicht garantieren.

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.).

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

Die GeneXplain GmbH kann Ihre personenbezogenen Daten in dem guten Glauben offenlegen, dass eine solche Maßnahme erforderlich ist, um:

Zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung

Schutz und Verteidigung der Rechte oder des Eigentums der geneXplain GmbH

Um mögliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit dem Dienst zu verhindern oder zu untersuchen

Zum Schutz der persönlichen Sicherheit der Nutzer des Dienstes oder der

Zum Schutz vor rechtlicher Haftung

Übermittlungen in Drittländer

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „Privacy Shield“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

Ihre Daten, einschließlich personenbezogener Daten, können an Computer außerhalb Ihres Staates, Ihrer Provinz, Ihres Landes oder einer anderen staatlichen Gerichtsbarkeit übertragen und aufbewahrt werden, in denen sich die Datenschutzgesetze von denen von Ihrer Gerichtsbarkeit unterscheiden können. Wenn Sie sich außerhalb Deutschlands befinden und uns Informationen zur Verfügung stellen möchten, beachten Sie bitte, dass wir die Daten, einschließlich personenbezogener Daten, nach Deutschland übermitteln und dort verarbeiten. Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzrichtlinie, gefolgt von der Übermittlung solcher Informationen, stellt Ihre Zustimmung zu dieser Übertragung dar. Die geneXplain GmbH wird alle erforderlichen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie behandelt werden und ihre personenbezogenen Daten nicht an eine Organisation oder ein Land übertragen werden, es sei denn, es gibt angemessene Kontrollen, einschließlich der Sicherheit Ihrer Daten und anderer personenbezogener Daten.

Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.

Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

Widerspruchsrecht

Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

Cookies und Widerspruchsrecht bei Direktwerbung

Cookies sind kleine Datendateien, die eine anonyme eindeutige Kennung enthalten können. Cookies werden von einer Website an Ihren Browser gesendet und auf Ihrem Gerät gespeichert. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu einem Nutzer (bzw. dem Gerät auf dem das Cookie gespeichert ist) während oder auch nach seinem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Als temporäre Cookies, bzw. „Session-Cookies“ oder „transiente Cookies“, werden Cookies bezeichnet, die gelöscht werden, nachdem ein Nutzer ein Onlineangebot verlässt und seinen Browser schließt. In einem solchen Cookie kann z.B. der Inhalt eines Warenkorbs in einem Onlineshop oder ein Login-Status gespeichert werden. Als „permanent“ oder „persistent“ werden Cookies bezeichnet, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann z.B. der Login-Status gespeichert werden, wenn die Nutzer diese nach mehreren Tagen aufsuchen. Ebenso können in einem solchen Cookie die Interessen der Nutzer gespeichert werden, die für Reichweitenmessung oder Marketingzwecke verwendet werden. Als „Third-Party-Cookie“ werden Cookies bezeichnet, die von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen, der das Onlineangebot betreibt, angeboten werden (andernfalls, wenn es nur dessen Cookies sind spricht man von „First-Party Cookies“).

Wir können temporäre und permanente Cookies einsetzen und klären hierüber im Rahmen unserer Datenschutzerklärung auf.

Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Benutzer können ihren Browser anweisen, alle Cookies abzulehnen oder anzugeben, wann ein Cookie gesendet wird. Wenn der Benutzer jedoch keine Cookies akzeptiert, können Teile unseres Online-Angebots für den Benutzer nicht mehr verfügbar sein. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.

Ein genereller Widerspruch gegen den Einsatz der zu Zwecken des Onlinemarketing eingesetzten Cookies kann bei einer Vielzahl der Dienste, vor allem im Fall des Trackings, über die US-amerikanische Seitehttp://www.aboutads.info/choices/ oder die EU-Seite http://www.youronlinechoices.com/ erklärt werden. Des Weiteren kann die Speicherung von Cookies mittels deren Abschaltung in den Einstellungen des Browsers erreicht werden. Bitte beachten Sie, dass dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen dieses Onlineangebotes genutzt werden können.

Beispiele für Cookies, die wir verwenden:

Sitzungscookies. Wir verwenden Session-Cookies, um unser Online-Angebot zu betreiben.

Präferenz-Cookies. Wir verwenden Präferenz-Cookies, um Ihre Präferenzen und verschiedene Einstellungen zu speichern.

Sicherheits-Cookies. Wir verwenden Sicherheits-Cookies zu Sicherheitszwecken.

Verwendung von Daten

Die geneXplain GmbH verwendet die erhobenen Daten für verschiedene Zwecke:

Bereitstellung und Pflege des Online-Angebots und seiner Dienstleistungen

Um Sie über Änderungen an unserem Online-Angebot zu informieren

Damit Sie an interaktiven Funktionen unseres Online-Angebots teilnehmen können, wenn Sie sich dafür entscheiden

Kundenbetreuung und -betreuung

Um Analysen oder wertvolle Informationen zur Verfügung zu stellen, damit wir das Online-Angebot verbessern können

Zur Überwachung der Nutzung des Online-Angebots

So erkennen, verhindern und beheben Sie technische Probleme

Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland, erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 10 Jahre gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB (Handelsbriefe).

Nach gesetzlichen Vorgaben in Österreich erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 7 J gemäß § 132 Abs. 1 BAO (Buchhaltungsunterlagen, Belege/Rechnungen, Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, etc.), für 22 Jahre im Zusammenhang mit Grundstücken und für 10 Jahre bei Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.

Geschäftsbezogene Verarbeitung

Zusätzlich verarbeiten wir
– Vertragsdaten (z.B., Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie).
– Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindung, Zahlungshistorie)
von unseren Kunden, Interessenten und Geschäftspartner zwecks Erbringung vertraglicher Leistungen, Service und Kundenpflege, Marketing, Werbung und Marktforschung.

Vertragliche Leistungen

Wir verarbeiten die Daten unserer Vertragspartner und Interessenten sowie anderer Auftraggeber, Kunden, Mandanten, Klienten oder Vertragspartner (einheitlich bezeichnet als „Vertragspartner“) entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, um ihnen gegenüber unsere vertraglichen oder vorvertraglichen Leistungen zu erbringen. Die hierbei verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang und der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung, bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis.

Zu den verarbeiteten Daten gehören die Stammdaten unserer Vertragspartner (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen und Telefonnummern) sowie Vertragsdaten (z.B., in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindungen, Zahlungshistorie).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir grundsätzlich nicht, außer wenn diese Bestandteile einer beauftragten oder vertragsgemäßen Verarbeitung sind.

Wir verarbeiten Daten, die zur Begründung und Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind und weisen auf die Erforderlichkeit ihrer Angabe, sofern diese für die Vertragspartner nicht evident ist, hin. Eine Offenlegung an externe Personen oder Unternehmen erfolgt nur, wenn sie im Rahmen eines Vertrags erforderlich ist. Bei der Verarbeitung der uns im Rahmen eines Auftrags überlassenen Daten, handeln wir entsprechend den Weisungen der Auftraggeber sowie der gesetzlichen Vorgaben.

Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Onlinedienste, können wir die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung speichern. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Interessen der Nutzer am Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO erforderlich oder es besteht hierzu eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO.

Die Löschung der Daten erfolgt, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Fürsorgepflichten sowie für den Umgang mit etwaigen Gewährleistungs- und vergleichbaren Pflichten nicht mehr erforderlich sind, wobei die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten alle drei Jahre überprüft wird; im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Links zu anderen Websites

Unser Online-Angebot kann Links zu anderen Websites enthalten, die nicht von uns betrieben werden. Wenn Sie auf einen Link eines Drittanbieters klicken, werden Sie auf die Website dieses Drittanbieters weitergeleitet. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Datenschutzerklärung jeder Website, die Sie besuchen, zu überprüfen.

Wir haben keine Kontrolle über den Inhalt, die Datenschutzrichtlinien oder die Praktiken von Websites oder Diensten Dritter.

Datenschutz für Kinder

Unser Online-Angebot wendet sich nicht an Personen unter 18 Jahren (“Kinder”).

Wir sammeln wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren. Wenn Sie ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter sind und Ihnen bewusst ist, dass Ihre Kinder uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben, kontaktieren Sie uns bitte. Wenn wir erfahren, dass wir personenbezogene Daten von Kindern ohne Überprüfung der Zustimmung der Eltern gesammelt haben, ergreifen wir Schritte, um diese Informationen von unseren Servern zu entfernen.

Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Kontaktverwaltung

Wir verarbeiten Daten im Rahmen von Verwaltungsaufgaben sowie Organisation unseres Betriebs, Finanzbuchhaltung und Befolgung der gesetzlichen Pflichten, wie z.B. der Archivierung. Hierbei verarbeiten wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten. Die Verarbeitungsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Von der Verarbeitung sind Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Websitebesucher betroffen. Der Zweck und unser Interesse an der Verarbeitung liegt in der Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Archivierung von Daten, also Aufgaben die der Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeiten, Wahrnehmung unserer Aufgaben und Erbringung unserer Leistungen dienen. Die Löschung der Daten im Hinblick auf vertragliche Leistungen und die vertragliche Kommunikation entspricht den, bei diesen Verarbeitungstätigkeiten genannten Angaben.

Wir offenbaren oder übermitteln hierbei Daten an die Finanzverwaltung, Berater, wie z.B., Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sowie weitere Gebührenstellen und Zahlungsdienstleister.

Ferner speichern wir auf Grundlage unserer betriebswirtschaftlichen Interessen Angaben zu Lieferanten, Veranstaltern und sonstigen Geschäftspartnern, z.B. zwecks späterer Kontaktaufnahme. Diese mehrheitlich unternehmensbezogenen Daten, speichern wir grundsätzlich dauerhaft.

Registrierfunktion

Nutzer können ein Nutzerkonto anlegen. Im Rahmen der Registrierung werden die erforderlichen Pflichtangaben den Nutzern mitgeteilt und auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu Zwecken der Bereitstellung des Nutzerkontos verarbeitet. Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere die Login-Informationen (Name, Passwort sowie eine E-Mailadresse). Die im Rahmen der Registrierung eingegebenen Daten werden für die Zwecke der Nutzung des Nutzerkontos und dessen Zwecks verwendet.

Die Nutzer können über Informationen, die für deren Nutzerkonto relevant sind, wie z.B. technische Änderungen, per E-Mail informiert werden. Wenn Nutzer ihr Nutzerkonto gekündigt haben, werden deren Daten im Hinblick auf das Nutzerkonto, vorbehaltlich einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, gelöscht. Es obliegt den Nutzern, ihre Daten bei erfolgter Kündigung vor dem Vertragsende zu sichern. Wir sind berechtigt, sämtliche während der Vertragsdauer gespeicherten Daten des Nutzers unwiederbringlich zu löschen.

Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Registrierungs- und Anmeldefunktionen sowie der Nutzung des Nutzerkontos, speichern wird die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Nutzer an Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht.

Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System (“CRM System”) oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.

Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.

Hosting und E-Mail-Versand

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, E-Mail-Versand, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zwecke des Betriebs dieses Onlineangebotes einsetzen.

Hierbei verarbeiten wir, bzw. unser Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieses Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung dieses Onlineangebotes gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO (Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag).

Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

Wir, bzw. unser Hostinganbieter, erhebt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.

Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Onlinepräsenzen in sozialen Medien

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen informieren zu können. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien deren jeweiligen Betreiber.

Soweit nicht anders im Rahmen unserer Datenschutzerklärung angegeben, verarbeiten wir die Daten der Nutzer sofern diese mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren, z.B. Beiträge auf unseren Onlinepräsenzen verfassen oder uns Nachrichten zusenden.

Speziell für geneXplains Seite bei Facebook gilt:

• Betroffenenrechte können bei Facebook Ireland sowie geneXplain geltend gemacht werden,
• die primäre Verantwortung gemäß DSGVO für die Verarbeitung von Insights-Daten liegt bei Facebook und Facebook erfüllt sämtliche Pflichten aus der DSGVO im Hinblick auf die Verarbeitung von Insights-Daten,
• Facebook Ireland stellt das Wesentliche der Seiten-Insights-Ergänzung den betroffenen Personen zur Verfügung,
• geneXplain als Betreiber trifft keine Entscheidungen hinsichtlich der Verarbeitung von Insights-Daten und aller weiteren sich aus Art. 13 DSGVO ergebenden Informationen, darunter Rechtsgrundlage, Identität des Verantwortlichen und Speicherdauer von Cookies auf Nutzerendgeräten.

Die vollständige Seiten-Insights-Ergänzung der Facebook-AGB, auf die wir uns hier beziehen, finden Sie hier (heruntergeladen am 08.10.2018).

Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie z.B. Videos oder Schriftarten einzubinden (nachfolgend einheitlich bezeichnet als “Inhalte”).

Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte, die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als “Web Beacons” bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die “Pixel-Tags” können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Website ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden.

Youtube

Wir binden die Videos der Plattform “YouTube” des Anbieters Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, ein. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/, Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated.

Datenschutzerklärung für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare über “Zoom”

Wir möchten Sie im Folgenden über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von “Zoom” informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir verwenden das Zoom-Tool, um Konferenzanrufe, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare (nachfolgend “Online-Meetings” genannt) durchzuführen. “Zoom” ist ein Dienst von Zoom Video Communications, Inc., der seinen Sitz in den USA hat.

Verantwortlich

Die für die Datenverarbeitungverantwortliche Person, die in direktem Zusammenhang mit der Durchführung von “Online-Meetings” steht, ist die geneXplain GmbH.

Hinweis: Wenn Sie die Website von “Zoom” besuchen, ist der Anbieter von “Zoom” für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Website ist jedoch nur für die Verwendung von “Zoom” erforderlich, um die Software für die Verwendung von “Zoom” herunterzuladen.

Sie können “Zoom” auch verwenden, wenn Sie die entsprechende Meeting-ID und ggf. zusätzliche Zugangsdaten zur Besprechung direkt in der App “Zoom” eingeben.

Wenn Sie die App “Zoom” nicht nutzen wollen oder können, können die Grundfunktionen auch über eine Browser-Version genutzt werden, die Sie auch auf der Website von “Zoom” finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei verwendung von “Zoom” werden verschiedene Datentypen verarbeitet. Die Datenmenge hängt auch davon ab, welche Informationen Sie vor oder wann Sie an einem “Online-Meeting” über Daten angeben.

Die folgenden personenbezogenen Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Benutzerdaten: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn “einmaliges Anmelden” nicht verwendet wird), Profilbild (optional),

Abteilung (optional)

Besprechungsmetadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardwareinformationen

Beim Einwählen mit dem Telefon: Informationen über die eingehenden und ausgehenden Telefonnummern, den Ländernamen, die Start- und Endzeit. Bei Bedarf zusätzliche Verbindungsdaten wie . B-IP-Adresse des Geräts kann gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen in einem “Online-Meeting” zu nutzen. In diesem Zusammenhang werden die von Ihnen gemachten Texteinträge verarbeitet, um sie im “Online-Meeting” anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Damit Videos angezeigt und Audio abgespielt werden können, werden die Daten vom Mikrofon Ihres Geräts und jeder Videokamera des Geräts während der Dauer des Meetings entsprechend verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst mit den “Zoom”-Anwendungen ausschalten oder stummschalten.

Um an einem “Online-Meeting” teilnehmen oder den “Besprechungsraum” betreten zu können, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden “Zoom”, um “Online-Meetings” durchzuführen. Wenn wir “Online-Meetings” aufzeichnen möchten, werden wir Sie im Voraus transparent informieren und bei Bedarf um Ihre Einwilligung bitten. Die Tatsache der Aufnahme wird auch in der “Zoom”-App angezeigt.

Wenn dies für die Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chat-Inhalte protokollieren. Dies wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir auch die von Webinar-Teilnehmern gestellten Fragen zum Zwecke der Aufzeichnung und Weiterverfolgung von Webinaren bearbeiten.

Wenn Sie als Benutzer bei “Zoom” registriert sind, können Berichte über “Online-Meetings” (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefon-Einwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung in Form von Art. 22 DSGVO wird nicht verwendet.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitern der geneXplain  GmbH  verarbeitet werden, ist Art. 26 DES BdSG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sind im Zusammenhang mit der Verwendung von “Zoom” personenbezogene Daten für die Feststellung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht erforderlich, stellen sie aber dennoch eine elementare Komponente bei der Verwendung von “Zoom” vor, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. In diesen Fällen sind wir an der effektiven Durchführung von “Online-Meetings” interessiert.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von “Online-Treffen” ist ferner Art. 6 Abs. 1 lit.b) DSGVO, soweit die Sitzungen im Rahmen vertraglicher Beziehungen durchgeführt werden.

Liegt kein Vertragsverhältnis vor, so ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier sind wir an der effektiven Durchführung von “Online-Meetings” interessiert.

Empfänger / Offenlegung von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an “Online-Meetings” verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, sie sind zur Offenlegung bestimmt. Bitte beachten Sie, dass Inhalte aus “Online-Meetings” sowie bei persönlichen Meetings oft genau zur Kommunikation von Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten genutzt werden und daher für den Vertrieb bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von “Zoom” wird notwendigerweise auf die oben genannten Daten aufmerksam, soweit dies in unserem Bestellabwicklungsvertrag mit “Zoom” vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den Vereinigten Staaten bereitgestellt wird. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt somit auch in einem Drittland. Wir haben mit dem Anbieter von “Zoom” einen Vertrag geschlossen, der den Anforderungen von Artikel 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau wird einerseits durch den Abschluss der so genannten EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet. Ergänzend haben wir unsere Zoomkonfiguration auch so implementiert, dass nur Rechenzentren in der EU, im EWR oder in sicheren Drittländern wie . B Kanada oder Japan werden für die Durchführung von “Online-Meetings” verwendet. 

Ihre Rechte als Betroffene

Sie haben das Recht auf Auskunft  über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können uns jederzeit kontaktieren, um Informationen zu erhalten. 

Im Falle eines Auskunftsverlangens, der nicht schriftlich gestellt wird, bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir von Ihnen den Nachweis verlangen können, dass Sie die Person sind, für die Sie posieren. 

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder Löschung  oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Sie gesetzlich dazu berechtigt sind.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht  gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit  besteht auch im Rahmen der Datenschutzbestimmungen.

Löschen von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten in der Regel, wenn keine weitere Speicherung erforderlich ist. Eine Anforderung kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch zur Erfüllung vertraglicher Leistungen, zur Prüfung und Erwähung oder Widerlegung von Gewährleistungsansprüchen und ggf. zur Gewährleistung von Gewährleistungsansprüchen benötigt werden. Bei gesetzlichen Zurückbehaltungspflichten ist eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht möglich.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde  über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. 

Änderung dieser Datenschutzerklärung für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare über “Zoom” der geneXplain GmbH

Wir überarbeiten diese Datenschutzerklärung im Falle von Änderungen in der Datenverarbeitung oder anderen Gelegenheiten, die dies erfordern. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Website.

Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

Wir können unsere Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden Sie über Änderungen informieren, indem wir die neue Datenschutzrichtlinie auf dieser Seite veröffentlichen.

Wir informieren Sie per E-Mail und/oder eine besondere Mitteilung über unseren Service über die Wirksamkeit der Änderung und aktualisieren das “Gültigkeitsdatum” oben in dieser Datenschutzrichtlinie.

Es wird empfohlen, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig auf Änderungen zu überprüfen. Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie sind wirksam, wenn sie auf dieser Seite veröffentlicht werden.

kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail: [email protected]